Patrycja Olchowska
CYFROWA (R)EWOLUCJA… I CO DALEJ?
BAZO należy do tych firm, gdzie cyfrową rewolucję przeprowadził CEO, a nie Covid-19. No dobra, tak naprawdę przeprowadził ją nasz CEO i szef produkcji w jednym, który wdrożył w głównej spółce mnóstwo narzędzi do zarządzania projektem i zespołem. I chociaż opór przy wdrażaniu był czasami mocno odczuwalny, to muszę przyznać, że w połowie marca chyba z większym spokojem zgasiliśmy światło w naszej kamienicy.
PROBLEMY W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI ONLINE
Cztery tygodnie – bo dokładnie tyle minęło od kiedy Covid-19 stał się najczęściej wyszukiwanym słowem w 2020 roku – to dobry czas na pierwsze podsumowanie i podzielenie się spostrzeżeniami co tak naprawdę oznacza zarządzanie projektem „zdalnie”.
Online? – nie znam?
Kiedy przeszliśmy na tryb zdalny, z mojego punktu widzenia nic bardzo się nie zmieniło. Właściwie zawsze pracowałam w oparciu o tryb zadaniowy, często zdalnie. No może poza wykładami na uczelni. Przygotowując wnioski o dofinansowanie, a później pracując przy realizacji projektów miałam tzw. twarde deadliny. Kiedy składasz wniosek nikogo nie interesuje, że masz urlop, chore dziecko czy właśnie zaczyna się długi weekend. Zarządzanie projektem jest trochę bardziej łaskawe. TROCHĘ. Praca naukowa, która jest mi bliska, wydaje się być „mniej” zdyscyplinowana, ale jedno jest bezdyskusyjne – pisanie artykułów czy książek jest pracą typowo zadaniową. Z terminami bywa różnie. Od kiedy jestem w BAZO nie raz zdarzało mi się pracować zdalnie i nie stanowiło to problemu ani dla mnie, ani dla zespołu. Liczą się zadania, efektywność i wskaźniki. Co jest zatem wyjątkowego w tej sytuacji? Tym razem zdalnie pracujemy wszyscy. PM, właściciele, zespół, podwykonawcy, partnerzy. I nie ma alternatywy. Co to oznacza? Że przestawiasz WSZYSTKO i WSZYSTKICH na tryb online. Mimo, że działamy w IT, a kultura projektowa ma się u nas całkiem dobrze, to praca zdalna i dla nas była ciężką próbą.
Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Na końcu tego łańcuszka urządzeń, cyfrowych aplikacji, procesów i ogólnego „onlajnu” zawsze stoi nie kto inny tylko on…CZŁOWIEK. Ze swoimi nawykami, obawami, lękami mierzący się z nową sytuacją. I trzeba o tym pamiętać dbając o komunikację, monitoring zadań i ich odbieranie. Dużo cierpliwości połączonej z jasnymi komunikatami u nas zdało egzamin, ale nie przyszło od razu. Staramy się pamiętać, że nie każdy ma za sobą doświadczenia w pracy online i nie każdy musi być entuzjastą tego rozwiązania, np. zespół sprzedażowy.
Dotrzymywanie terminów
Kiedy jesteś w biurze i zlecasz małe rzeczy właściwie dostajesz je od ręki. Zdarzały się sytuacje, że delegowałam tzw. „szybki task” i za 3h pytanie „ej to dalej stoi?”. Zdarzało się, że otrzymywałam odpowiedź „ale to już? tak JUŻ” lub „myślałem, że to do końca dnia”. W sensie końca takiego księżycowego, nie pracy rzecz jasna. Kiedy jesteś w biurze, zwłaszcza jeśli pracujesz w open space, możesz reagować na bieżąco. Widzisz co robi zespół, wiesz też jak ustala priorytety…w online nie jest to takie proste no chyba, że popełniłeś błąd na etapie rekrutacji i potrzebujesz teraz inwigilować swoich pracowników, żeby „nie grali w grę”.
Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Kiedy zlecasz małe rzeczy na komunikatorach na tzw. „międzyczas” a w praktyce na ASAP, dobrze jest powiedzieć: „potrzebuję do 12 lub dasz radę w ciągu godziny?”. Dobrze jest dodać co dalej dzieje się z odebranym zadaniem, dlaczego jest tak ważne. Nie zawsze pracownik zdaje sobie sprawę, że ktoś czeka na efekt jego pracy.
Pułapka nadziei, czyli…robię, robię…nie zrobiłem
PM: „Jak tam zadanie?” Członek zespołu: „Robię, spoko idzie do przodu”. Ile razy to słyszałeś a na koniec trzeba było „domknąć temat”. Pułapka nadziei to jedno z moich ulubionych określeń w zarządzaniu. Słyszysz zapewnienia, że praca wre, a tak naprawdę nawet kawa nie jest jeszcze zaparzona. Przychodzi deadline, a PM mówi „sprawdzam” i co…no właśnie nic. Wszystko stoi.
Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Pracownicy często nie zdają sobie sprawy jak dużo zależy od ich niedużych zadań, że o tych naprawdę wielkich nie wspomnę. Sprawny monitoring zadań i jasne komunikowanie deadlinów jest tutaj nieocenione. Jeśli też wcześniej odrobiłeś lekcje z „rekrutacji” czyli masz zaufanie do pracowników, to przy dużych rzeczach nie ma prawa dojść do takiej sytuacji. Przy małych niestety zdarza się dość często. Każdemu.
Life-work balance na kwarantannie
Znasz to uczucie, kiedy wstajesz rano i oglądasz „Telexpress”. Z pracą zdalną jest podobnie. W pewnym momencie wszystko Ci się zlewa. Biorąc pod uwagę, że dom to praca, a praca to dom i jedyne co widzisz poza komputerem, rodziną i Netflixem to pranie sąsiada na balkonie, zachowanie life-work balance jest trudne. No dobra…jest prawie niewykonalne. Ale warto, bo nawet teraz trzeba jakoś ładować akumulatory. Pytanie czy ludzie bardziej potrzebują odetchnąć teraz od rodziny, czy od pracy pozostawiam otwarte.
Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Przede wszystkim staramy się trzymać pewnych zasad. Kontaktujemy się między 8 a 16, chociaż powiedzmy sobie szczerze – wiemy, że wielu z nas pracuje z małym dzieckiem i czasami kończą zadania w innych porach. Zazwyczaj robimy planowanie w piątek, dzięki temu wszyscy są w stanie rozłożyć swoją pracę. 70% zadań jest zaplanowanych, 30% „wpada”. Tego nie unikniemy.
Zdecydować? Ale, że ja? Tak sam…
Kiedy jesteś w biurze i jeszcze siedzisz w open space z całym zespołem, często bez zastanowienia podejmujesz za nich wiele decyzji. Pytają o coś, coś wychodzi w rozmowie…i często dzieje się to niepostrzeżenie. Twój zespół przyzwyczaja się, że zawsze jesteś i zawsze ktoś zdecyduje. Inaczej jest online. Nie zawsze PM odczyta wszystkie wiadomości, nie zawsze jest po prostu w stanie to zrobić, a wskaźniki trzeba osiągnąć, klientowi trzeba odpowiedzieć. Od kiedy jesteśmy online zauważyliśmy, że nasz zespół stał się po prostu bardziej samodzielny.
Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Zmieniliśmy zakres decyzyjności pracowników. Uprawnienie to połączyliśmy z monitoringiem prac (spotkania video 1:1, obserwacja statusów) oraz poprawiliśmy proces zbierania zadań tygodniowych pytamy między innymi o to co było dla Ciebie największym wyzwaniem w ostatnim tygodniu i czy była jakaś decyzja która była dla Ciebie szczególnie trudna?
W takiej sytuacji z jaką przyszło nam się mierzyć dowiedzieliśmy się wiele o sobie, naszych projektach i zespole. To z jakimi wyzwaniami przyszło się nam mierzyć jest w dużej mierze efektem tego jak wyglądały u nas procesy operacyjne i zarządcze przed COVID-19. Przede wszystkim zaś tego jak poradziliśmy sobie z rekrutacją i decyzjami kto powinien tworzyć nasz zespół, bo chyba nikt nie wątpi, że zarządzanie zespołem jest jednym z kluczowych aspektów project managementu.
